Per l’Organizzazione dei Processi e dei Documenti

Gestione Documentale: ELO Italia per SAP.

ELO Digital Office è una soluzione informatica che aiuta le organizzazioni a collaborare ed a gestire in maniera più efficace e veloce le attività legate alla documentazione (in formato cartaceo o digitale) e l’informazione prodotta all’interno o proveniente dall’esterno.

Perfettamente integrabile con SAP Business One, consente di digitalizzare i flussi documentali, informativi e procedurali fra i vari comparti dell’organizzazione, attraverso specifiche Business Solutions.

Gestione delle Fatture

Efficiente, flessibile e con processi tracciabili, offre alle azienda grandi vantaggi competitivi.

Le Business Solutions di ELO sono progettate per assicurarti che i tuoi collaboratori abbiano accesso alle informazioni strategiche e ai dati quando e dove necessario.

ELO Invoice automatizza l’intero processo di gestione delle fatture passive e trasferisce i dati al sistema ERP. Una dashboard abilita gli utenti a monitorare tutte le fatture ed offre opzioni per valutare i dati e dare evidenza dell’intero processo in completa trasparenza.

Il flusso integrato di ELO Invoice assicura che ELO generi il giusto processo per ogni scenario. Di conseguenza, i documenti vengono resi automaticamente disponibili alle divisioni di business coinvolte e ai collaboratori che ne hanno bisogno per completare i rispettivi task assegnati.

STEP 1
La fattura in entrata viene scansionata.

STEP 2
La fattura viene archiviata in ELO e classificata tramite ELO DocXtractor. Per fare ciò ELO DocXtractor esegue un controllo di plausibilità rispetto al database SAP.

STEP 3
ELO genera in maniera automatica la sequenza di processo corretta e coordina l’intero ciclo di approvazione della fattura attraverso il workflow.

STEP 4
Completato il ciclo di approvazione, la fattura viene registrata in SAP e archiviata nuovamente in ELO in maniera del tutto automatica.

Productivity Tools

I Productivity tools abilitano gli operatori ad eseguire i task quotidiani e ricorrenti in maniera più efficiente. Sono disponibili i seguenti tools:

Contact
Agevole strumento per gestire i dettagli dei contatti, siano essi persone o aziende.

Checklist
Consente di creare e gestire velocemente liste di attività in ELO.

Notify
Invia email di notifica con le task in capo all’utente, e news da My ELO.

Launchpad
Estende le funzionalità di ELO Business Solutions ad altri portali, integrando e innescando automazioni.

Gestione del Recruiting

Una piattaforma di gestione delle candidature contribuisce a rendere il processo di recruiting più trasparente, semplificando al contempo la pubblicazione delle vacancies e tutto il processo fino all’assunzione. Il sistema assicura un’elaborazione delle candidature e dei dati dei candidati veloce, precisa e trasparente, attraverso l’intero processo. Automatizzare i processi contribuisce ad abbatter i costi e a risparmiare tempo, aiutando la selezione dei migliori candidati ed assicurando piena compliance con le normative in materia di privacy.

Nell’ultima versione sono disponibili le seguenti funzionalità:

  • Pubblicazione dell’offerta di lavoroArchivio delle candidature
  • Recruiting board
  • Job portal/online applications
  • Classifiche e Ratings
  • Integrazione nativa per trasferire facilmente i dati delle candidature nel fascicolo del personale
  • Gestione dei dati dei candidati a norma di legge (GDPR compliant)
  • Talent pool

Come ELO ti supporta nel processo decisionale del Recruitment

Elo HR Recruiting ti consente di raggruppare tutte le candidature in diversi pool in modo da poter effetturare valutazioni più immediate, analitiche e trasparenti.

Fra le features più apprezzate per nel processo decisionale si trovano infatti:

  • possibilità di elaborare dei ranking
  • analisi della corrispondenza ai requisiti
  • creazione di dashboard personalizzate per l’elaborazione delle
  • informazioni delle candidature
  • strumenti per la segnalazione interna del fabbisogno di personale
  • creazione immediata delle vacancies
  • checklist e promemoria integrati

Gestione dei Contratti

La gestione del contratto inzia durante l’avvio del contratto stesso e include le bozze, la negoziazione, l’approvazione, le fasi amministrative e la conclusione.

La feature di gestione di template ti abilita a creare contratti i pochissimi step e applicare le condizioni contrattuali e i dati di base automaticamente. La soluzione inoltre offre procedure standard per l’approvazione, la chiusura e le conclusione dei contratti.

Una dashboard ti aiuta a visualizzare e valutare le diverse fasi contrattuali. Puoi monitorare lo status come timeline o in formato tabellare, assicurandoti un accesso a colpo d’occhio alle informazioni chiave sui contratti in essere. Il calendario integrato ti invia alert sulle scadenze e promemoria.

Validi strumenti per il controllo dei contratti ti aiutano nella valutazione dei rischi e dei piani di pagamento. Hai infine la possibilità di creare report personalizzati ed elaborare statistiche.

Gestione della Conoscenza

Le Aziende sono chiamate a gestire un’ampia gamma di informazioni provenienti da diverse fonti, ad iniziare da intranet, appunti, istruzioni in PDF, fino a processi di brainstorminc come moduli di feedback, cassette delle idee e meeting.

La grande sfida sta nel rimuovere gli ostacoli alla condivisione della conoscenza e offrire agli operatori l’accesso a tutte le informazioni rilevanti in possesso dell’azienda. Spesso le idee passano da un dipartimiento all’altro in cerca di una soluzione ad un problema specifico.

La Business Solution ELO Knowledge stabilisce una piattaforma per la community dove le aziende possono scambiarsi internamente informazioni e idee, abilitando ogni membro del team a contribuire e all’evoluzione aziendale. ELO Knowledge comprende uno strumento per il Q&A, una knowledge base e uno strumento di gestione delle idee.

L’obiettivo è quello di incoraggiare tutti i dipendenti a condividere la loro conoscenza e ad essere di supporto ai colleghi. Una soluzione che potrebbe diventare parte della cultura di un’azienda improntata al cambiamento e assistere il management nel ricompensare i dipendenti più attivi, o anche identificare tempestivamente i problemi interni all’organizzazione.

Archivio del Personale

La Business Solution ELO HR Personnel File è focalizzata sull’automazione dei processi di business e sull’ottimizzazione dell’efficienza , assicurando al contempo livelli di data protection e compliance adeguati alla normativa vigente. ELO digital personnel file è specificatamente progettato per i processi HR.

La soluzione ti assiste nel set up dell’archivio elettronico del personale e nella standardizzazione dei documenti, a prescindere dai formati. Tutta la documentazione, come e-mail di candidatura, lettere di presentazione, richieste per posizioni aperte, etc, possono essere archiviate centralmente, assieme ai dati dei dipendenti. Un sistema di permessi e sistemi criptati assicurano piena compliance in materia di data protection e con le leggi in materia. Allos tesso tempo, l’archivio digitale del personale solleva gli operatori dai task di routine, implementando flussi di attività pre-configurati, inviando notifiche e alert in prossimità delle scadenze, e semplificando i processi di approvazione interna.

Il fascicolo elettronico del personale: un aiuto concreto per il lavoro degli HR manager

La dashboard di gestione e i fascicoli elettronici del personale ELO

ELO aiuta gli HR Manager ad avere sempre il pieno controllo dello stato e delle scadenze dei fascicoli dei collaboratori con features specifiche che consentono di:

  • Create elenchi dei dati anagrafici
  • Monitorare e gestire le scadenze rilevanti dei collaboratori, anche in modalità calendario
  • Creare viste filtrate dei collaboratori (attesi, assunti, inattivi e in pensione)
  • Gestite l’accesso a team e dati dei collaboratori mediante autorizzazioni con logica gerarchica
  • Strumenti visuali per l’evidenziazione dei dati significativi
  • Strumenti per l’elaborazione di analisi statistiche

La gestione degli Organigrammi
A qualsiasi livello gerarchico, ELO HR Personnel File vi consente di rappresentare graficamente la struttura della vostra organizzazione:

  • controllare in ogni momento la struttura del personale dell’azienda
  • definire i diversi livelli gerarchici per l’intera organizzazione, business units, singoli reaparti o team
  • acquisire la posizione corrispondente in un fascicolo del personale
  • definire chiaramente responsabilità e competenze
  • creare rappresentazioni grafiche anche parziali e gestibili tramite impostazione di diritti di accesso

Gestione dei Visitatori

La Business Solution ELO Visitor abilita i collaboratori a registrare in anticipo le visite programmate.
Gli operatori del front desk possono registrare i visitatori all’arrivo, confermare tutte le informazioni di sicurezza necessarie, e fornire un badge identificativo con fotografia. E’ inoltre possibile accogliere i visitatori con un messaggio personalizzato di benvenuto negli schermi.

La soluzione offre un processo di registrazione semplice e veloce anche per i gruppi, come ad esempio classi scolastiche. Una lista degli utenti registrati può essere estratta in ogni momento, permettendo di identificare tempestivamente chi si trova nei locali, che è essenziale nelle situazioni di emergenza.

Il registro dei visitatori include un calendario integrato e offre comode opzioni per generare statistiche.

Hai sempre il pieno controllo dei visitatori.

  • Dashboard di gestione dei visitatori per una immediata panoramica di tutti i visitatori in azienda
  • Sincronizzazione di appuntamenti in agenda, visitatori e situazione attuale subito a portata di mano
  • Viste filtrate sui visitatori (es:in arrivo, già arrivati, ripartiti, etc.)
  • Calendario integrato con panoramiche giornaliere, mensili o annuali
  • Strumenti per l’elaborazione di analisi statistiche

Immediata creazione di tesserini personalizzati per i visitatori

  • ELO Visitor inclute template per una creazione veloce e standardizzata dei tesserini
  • Fotografia del visitatore tramite acquisibile tramite webcam
  • Creazione del codice a barre
  • Funzione di promemoria in caso di cancellazione dimenticata

Hai sempre il pieno controllo dei visitatori

  • Schermata di benvenuto personalizzata per accogliere al meglio i visitatori
  • Numerose possibilità di configurazione e personalizzazione
  • I dati del visitatore vengono richiamati direttamente da ELO
  • Ottimizzazione per TV e tablet

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